(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合個人情報保護条例(平成28年条例第10号。以下「条例」という。)による個人情報の保護に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(事務分掌等)

第2条　組合は、個人情報の取扱いに関する相談及び案内、個人情報の開示請求等の受付その他個人情報の保護に関し、次の事務を行うものとする。

(個人情報取扱事務登録簿の作成)

第3条　条例第14条に規定する個人情報取扱事務登録簿の作成については、別に定める「個人情報取扱事務登録簿作成要領」により取り扱う。

(受付・相談場所)

第4条　個人情報の開示に係る請求の受付及び相談は、組合窓口において行うものとする。

(相談及び案内)

第5条　開示請求の相談があったときは、当該請求に係る個人情報の所在が検索できる程度に請求の趣旨、内容等を聴取し、個人情報取扱事務登録簿等を確認の上、開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認する。

(開示請求書の受理)

第6条　開示請求は、保有個人情報開示請求書(新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合個人情報保護条例施行規則(平成28年規則第7号。以下「規則」という。)様式第3号。以下「開示請求書」という。)を提出させることにより行い、電話又は口頭による請求は取り扱わない。ただし、請求書以外の文書で請求された場合であっても、必要事項の記載があれば請求書とみなす。

(本人等であることの確認)

第7条　請求者が本人又は代理人であることの確認は、規則第9条第1項各号に定めるものの提示又は添付をもって行うこととする。

(開示請求書の記載事項の確認)

第8条　開示請求書の記載事項に不備等がないかを次の点に留意しながら確認を行い、不十分な点があれば補正を求める。

(開示請求書を受け付けない場合)

第9条　次に掲げる場合は、開示請求書を受け付けないものとする。

(開示請求書の受理)

第10条　開示請求書の受付は、第8条により請求書の記載事項を確認し、受付印を押印して行う。

(開示請求者への説明)

第11条　請求者には次の事項について説明を行うものとする。

(個人情報の検索・特定)

第12条　開示請求書を受理したときは、その内容を確認し、請求に係る個人情報を検索の上、対象となる個人情報を特定する。

(決定期間)

第13条　開示・非開示の決定は、開示請求書を受理した日から起算して15日以内に行うものであるが、可能な限り早期に決定するよう努める。

(開示・非開示の検討)

第14条　開示・非開示の決定に当たっては、条例第17条各号の該当の有無を慎重に検討する。

(構成市町との協議)

第15条　開示・非開示の決定に当たっては、必要に応じて当該個人情報に関係する構成市町と協議することができる。

(第三者情報に係る意見聴取)

第16条　開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合であって、当該個人情報が、開示しないことができる個人情報(条例第17条各号)に該当すること又は該当しないことが明らかであるとき等、開示の可否の判断が容易に行われる場合を除き当該第三者の意見聴取を行うこと。

(部分開示)

第17条　開示請求に係る個人情報の部分開示を行うかどうかは、当該個人情報の記録媒体の種類、性質、記録状況等から部分開示が容易であるかどうかのほか、部分開示しても請求者の開示請求の趣旨を損なわないものであるかどうかを検討して判断する。

(決定期間の延長)

第18条　やむを得ない理由により決定期間を延長する場合は、保有個人情報開示決定等期間延長通知書(規則様式第7号)により、速やかに請求者に通知する。この場合、延長期間は、可能な限り短い期間となるよう努める。

(開示請求の却下)

第19条　第9条各号に該当する開示請求書を受け付けた場合は、速やかに個人情報開示請求等却下処分通知書(様式第1号)を請求者に送付するものとする。

(開示・非開示の決定等の決裁)

第20条　開示・非開示の決定は、起案用紙を用いて行うものとし、その決裁については、原則として総務課長の専決とする。ただし、この区分は、原則的なものであり、重要又は異例に属する事項に関しては、上司の決裁を受けるものとする。なお、当該起案文書には、次の文書を添付すること。

(開示・非開示の決定の通知)

第21条　開示・非開示の決定をしたときは、次により請求者に通知すること。

(日時及び場所)

第22条　個人情報の開示は、開示決定通知書又は部分開示決定通知書によりあらかじめ指定した日時、場所において行う。なお、開示請求者から事前に指定の日時に来庁できない旨の連絡があった場合又は指定の日時以後に連絡があった場合で合理的な理由があるときは、別の日時に個人情報の開示をすることができる。この場合は、改めて開示決定通知書又は部分開示決定通知書を送付することは要しない。

(開示の準備)

第23条　組合の職員は、指定の時刻までに、開示の請求に係る個人情報が記録されたもの等を準備しておく。

(請求者であることの確認)

第24条　開示を実施する際の請求者であることの確認は、開示決定通知書又は部分開示決定通知書の提示を求めること。

(閲覧の実施方法)

第25条　文書、図画、写真及びフィルム等については、これらの原本又はその写しを閲覧に供することにより行うものとする。

(写しの交付)

第26条　写しの交付部数は、原則として請求1件につき1部とする。

(部分開示の実施法御法)

第27条　部分開示の実施は、次の方法による。

(費用の徴収)

第28条　写しの作成に要する費用は、組合にて収納するものとする。

(受付・相談場所)

第29条　個人情報の訂正に係る請求の受付及び相談は、組合窓口において行うものとする。

(相談及び案内)

第30条　訂正請求の相談があったときは、当該請求に係る個人情報の所在が検索できる程度に請求の趣旨、内容等を聴取し、個人情報取扱事務登録簿等を確認の上、訂正請求として対応すべきものであるかどうかを確認する。

(訂正請求の方法)

第31条　訂正請求は、「保有個人情報訂正請求書」(規則様式第16号。以下「訂正請求書」という。)を提出させることにより行い、電話又は口頭による請求は取り扱わない。ただし、請求書以外の文書で請求された場合であっても、必要事項の記載があれば請求書とみなす。

(本人等であることの確認)

第32条　請求者が本人又は代理人であることの確認は、第7条に定める開示請求の場合と同様の方法により行う。

(事実を証明する資料等の提出等)

第33条　請求者に訂正を求める内容が、事実に合致することを証明する資料の提出又は提示が必要である旨を説明し、当該資料等の提出又は提示を求める。

(訂正請求書の記載事項の確認)

第34条　訂正請求書の記載事項に不備等がないかを次の点に留意しながら確認を行い、不十分な点があれば補正を求める。

(訂正請求書を受け付けない場合等)

第35条　次に掲げる場合は、訂正請求書を受け付けないものとする。

(訂正請求書の受理等)

第36条　訂正請求書の受付は、第34条により請求書の記載事項を確認し、受付印を押印して行う。

(訂正請求者への説明)

第37条　請求者には次の事項について説明を行うものとする。

(個人情報の検索・特定)

第38条　訂正請求を受理したときは、その内容を確認し、請求に係る個人情報を検索の上、対象となる個人情報を特定する。

(決定期間)

第39条　訂正・非訂正の決定は、訂正請求書を受理した日から起算して30日以内に行うものであるが、可能な限り早期に決定するよう努める。

(事実関係の調査)

第40条　訂正請求書及び「訂正を求める内容が事実と合致することを証明する書類」等並びに関係書類の確認や関係者への照会などの方法により、訂正請求に係る個人情報に事実の誤りがあるかどうかについて、速やかに調査を行う。

(一時停止の検討)

第41条　個人情報の訂正請求があった場合、訂正請求に対する決定までの間、当該個人情報の利用を一時停止するかどうか検討するものとする。ただし、一時停止によって公務の執行に著しい支障が生ずると認められるときは、この限りでない。

(構成市町との協議)

第42条　訂正・非訂正の決定に当たっては、必要に応じて当該個人情報に関係する構成市町と協議することができる。

(決定期間の延長)

第43条　やむを得ない理由により決定期間を延長する場合は、「保有個人情報訂正決定等期間延長通知書」(規則様式第20号)により、速やかに請求者に通知する。この場合、延期期間は、可能な限り短い期間となるよう努める。

(訂正請求の却下)

第44条　第35条に該当する訂正請求書を受け付けた場合は、速やかに様式第1号を請求者に送付するものとする。

(訂正・非訂正の決定等の決裁)

第45条　訂正・非訂正の決定は、起案用紙を用いて行うものとし、その決裁については、原則として総務課長の専決とする。ただし、この区分は、原則的なものであり、重要又は異例に属する事項に関しては、上司の決裁を受けるものとする。

(訂正・非訂正の決定の通知)

第46条　訂正・非訂正の決定をしたときは、速やかに請求者に通知すること。

(訂正の実施時期)

第47条　訂正することを決定したときは、原則として、訂正決定通知書又は部分訂正決定通知書を送付する前に請求のあった当該個人情報を訂正する。

(訂正の方法)

第48条　請求に係る個人情報を訂正する旨の決定をした場合は、速やかに当該個人情報の当該部分を訂正するとともに、訂正決定通知書又は部分訂正決定通知書を送付する。

(受付・相談場所)

第49条　個人情報の利用停止に係る請求の受付及び相談は、組合窓口において行うものとする。

(相談及び案内)

第50条　利用停止請求の相談があったときは、当該請求に係る個人情報の所在が検索できる程度に請求の趣旨、内容等を聴取し、個人情報取扱事務登録簿等を確認の上、利用停止請求として対応すべきものであるかどうかを確認する。

(利用停止請求の方法)

第51条　利用停止請求は、「保有個人情報利用停止請求書」(規則様式第22号。以下「利用停止請求書」という。)を提出させることにより行い、電話又は口頭による請求は取り扱わない。ただし、請求書以外の文書で請求された場合であっても、必要事項の記載があれば請求書とみなす。

(本人等であることの確認)

第52条　請求者が本人、代理人であることの確認は、第7条に定める開示請求の場合と同様の方法により行う。

(記載事項の確認)

第53条　利用停止請求書の記載事項に不備等がないかを次の点に留意しながら確認を行い、不十分な点があれば補正を求める。

(利用停止請求書を受け付けない場合等)

第54条　次に掲げる場合は、利用停止請求書を受け付けないものとする。

(利用停止請求書の受理等)

第55条　利用停止請求書の受付は、第53条により請求書の記載事項を確認し、受付印を押印して行う。

(利用停止請求者への説明)

第56条　請求者には次の事項について説明を行うものとする。

(個人情報の検索・特定)

第57条　利用停止請求を受理したときは、その内容を確認し、請求に係る個人情報を検索の上、対象となる個人情報を特定する。

(決定期間)

第58条　利用停止・非利用停止の決定は、利用停止請求書を受理した日から起算して30日以内に行うものであるが、可能な限り早期に決定するよう努める。

(事実関係の調査)

第59条　利用停止請求書に記載された理由及び内容等を参考とし、関係書類の確認や関係者への照会などの方法により、利用停止請求に係る個人情報について条例の規定によらないという事実があるかどうかについて、速やかに調査を行う。

(一時停止の検討)

第60条　利用停止請求に係る当該個人情報の目的外利用又は外部提供が、条例第11条の規定に反すると認められる相当の事由があると認めるときは、利用停止請求に対する決定までの間、当該個人情報の目的外利用又は外部提供を一時停止するかどうか検討するものとする。ただし、一時停止によって公務の執行に著しい支障が生ずると認められるときは、この限りでない。一時停止をしなかったときは、その事実を審査会に報告しなければならない。

(構成市町との協議)

第61条　利用停止・非利用停止の決定に当たっては、必要に応じて当該個人情報に関係する構成市町と協議することができる。

(決定期間の延長)

第62条　やむを得ない理由により決定期間を延長する場合は、「保有個人情報利用停止決定等期間延長通知書」(規則様式第26号)により、速やかに請求者に通知する。この場合、延長期間は、可能な限り短い期間となるよう努める。

(利用停止請求の却下)

第63条　第54条に該当する利用停止請求書を受け付けた場合は、速やかに様式第1号を請求者に送付するものとする。

(利用停止・非利用停止の決定等の決裁)

第64条　利用停止・非利用停止の決定は、起案用紙を用いて行うものとし、その決裁については、原則として総務課長の専決とする。ただし、この区分は原則的なものであり、重要又は異例に属する事項に関しては、上司の決裁を受けるものとする。

(決定の通知)

第65条　利用停止・非利用停止の決定をしたときは、速やかに請求者に通知すること。

(利用停止の実施時期)

第66条　利用停止することを決定したときは、原則として、利用停止決定通知書又は部分利用停止決定通知書を送付する前に請求のあった当該個人情報の目的外利用又は外部提供を利用停止する。

(利用停止の方法)

第67条　請求に係る個人情報の目的外利用又は外部提供を利用停止する旨の決定をしたときは、速やかに当該個人情報の目的外利用又は外部提供を利用停止するとともに、利用停止決定通知書又は部分利用停止決定通知書を送付する。

(消去の実施時期)

第68条　消去することを決定したときは、原則として、利用停止決定通知書又は部分利用停止決定通知書を送付する前に請求のあった当該個人情報を消去する。

(消去)

第69条　請求に係る個人情報を消去する旨の決定をした場合は、速やかに当該個人情報の当該部分を消去するとともに、利用停止決定通知書又は部分利用停止決定通知書を送付する。

(記録)

第70条　開示請求等から当該開示請求等に対する決定までの過程を個人情報開示請求等処理票(様式第2号)に記入し、保存する。

(審査請求書)

第71条　開示請求に係る決定、訂正請求に係る決定及び利用停止請求に係る決定に関し、行政不服審査法(平成26年法律第68号)による審査請求は、原則として個人情報保護決定審査請求書(様式第3号)の提出により行う。

(審査請求書の受理)

第72条　審査請求書の受付は、組合の職員が審査請求書の記載事項を確認し、受付印を押印して行う。

(記載事項の審査)

第73条　審査請求書の送付を受けたときは、直ちに次の事項により当該審査請求書の記載事項等の審査を行う。

(審査請求書の補正)

第74条　前条の審査の結果、審査請求が不適法と認められる場合であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命ずる。

(審査請求の却下)

第75条　審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について実施機関の長の決裁を経て却下の決定を行い、個人情報保護審査請求却下通知書(様式第4号)を審査請求人に送付する。

(審査請求の認容)

第76条　審査請求がなされた決定について再度検討を行い、審査請求を認容し新たに決定を行うときは、実施機関の長の決裁を経て、個人情報保護異議申立認容通知書(様式第5号)と併せ、開示決定通知書、部分開示決定通知書、不開示決定通知書、訂正決定通知書、部分訂正決定通知書、非訂正決定通知書、利用停止決定通知書、部分利用停止決定通知書又は非利用停止決定通知書を審査請求人に送付する。

(通知書の送付)

第77条　前2条に規定する通知書の送付は、配達証明郵便により送付するものとする。

(審査会への諮問)

第78条　当該審査請求を却下する場合、及び当該審査請求に係る処分を取り消す場合を除き、速やかに諮問する。

(審査会における意見聴取)

第79条　組合の職員は、審査会から委員以外の者が出席し、意見若しくは説明を聴き、又は必要な調査を求められた場合は、これに応ずる。

(裁決)

第80条　審査会から答申があったときは、当該答申を尊重して、実施機関の長の決裁を経て、速やかに当該審査請求に対する裁決を行う。

(実施状況の把握)

第81条　審査請求から当該審査請求に対する決定までの過程を個人情報保護審査請求処理簿(様式第8号)に記入し、管理するものとする。

(申出内容の確認)

第82条　実施機関の保有する個人情報の取扱いに関して苦情の申出があったときは、苦情の申出の趣旨や内容を十分聴取し、申出の内容が他の制度により対応すべきものであるときは、その旨を説明するなど適切に対応する。

(申出の方法等)

第83条　苦情の申出の方法は、書面、口頭その他の形式は問わない。また、申出者は、組合を構成する市町の住民及び住所を有しないが、組合に個人情報が保管されている者とする。

(苦情の申出の受付)

第84条　苦情の申出の受付の際は、苦情の申出の趣旨や内容を十分に聴取し、個人情報苦情相談処理票(様式第9号。以下「苦情相談処理票」という。)を作成する。また、この場合、必要に応じて、苦情相談者に資料の提出又は説明を求める。

(苦情申出の処理)

第85条　苦情の申出を受け付けたときは、関係書類の確認や関係者への事情聴取等の方法により、苦情の申出に係る個人情報の取扱いの事実関係を把握し、適切かつ迅速に処理する。

(苦情処理結果の報告)

第86条　苦情申出の処理内容を苦情相談処理票に記録し、管理するものとする。

(調査、指導等)

第87条　事業者がその事業活動の実施に当たって、個人情報に係る個人の権利利益を侵害する行為を行うおそれがあるとき、又は行為を行っているときは、理事長の決裁を経て、調査、指導等を行うものとする。

(公表)

第88条　前条に該当する事業者に対しては、理事長の決裁を経て、審査会の意見を聴いた上で、その事実を公表するものとする。

第89条　条例第48条に規定する公表すべき事項は次のとおりとする。