○新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合個人情報保護事務取扱規程

平成28年3月30日

新川地域介護保険組合訓令第5号

新川地域介護保険組合個人情報保護事務取扱規程(平成19年新川地域介護保険組合訓令第3号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 開示請求(第4条―第11条)

第3章 開示・非開示の決定(第12条―第21条)

第4章 開示の実施(第22条―第28条)

第5章 訂正請求(第29条―第37条)

第6章 訂正・非訂正の決定(第38条―第48条)

第7章 利用停止請求(第49条―第69条)

第8章 実施状況の記録(第70条)

第9章 審査請求(第71条―第81条)

第10章 実施機関の保有する個人情報の取扱いに関する苦情の申出(第82条―第86条)

第11章 事業者への調査、指導及び公表等(第87条・第88条)

第12章 運用状況の公表(第89条)

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合個人情報保護条例(平成28年条例第10号。以下「条例」という。)による個人情報の保護に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(事務分掌等)

第2条 組合は、個人情報の取扱いに関する相談及び案内、個人情報の開示請求等の受付その他個人情報の保護に関し、次の事務を行うものとする。

(1) 個人情報の保護に関する相談及び案内に関すること。

(2) 個人情報取扱事務登録簿の作成及び閲覧に関すること。

(3) 個人情報の開示請求等の受付に関すること。

(4) 個人情報の開示請求等に係る個人情報の検索及び特定に関すること。

(5) 個人情報の開示請求等に係る事実関係の調査に関すること。

(6) 開示請求に係る個人情報の開示(部分開示を含む。以下同じ。)の可否の決定(以下「開示・非開示の決定」という。)及びその通知並びに開示の実施に関すること。

(7) 訂正請求に係る個人情報の訂正(部分訂正を含む。以下同じ。)の可否の決定(以下「訂正・非訂正の決定」という。)及びその通知並びに訂正をすることと決定した場合の当該個人情報の訂正に関すること。

(8) 利用停止請求に係る個人情報の目的外利用又は外部提供の利用停止の可否の決定(以下「利用停止・非利用停止の決定」という。)及びその通知並びに利用停止をすることと決定した場合の当該個人情報の目的外利用又は外部提供の利用停止に関すること。

(9) 利用停止請求に係る個人情報の消去(部分消去を含む。以下同じ。)の可否の決定及びその通知並びに消去をすることと決定した場合の当該個人情報の消去に関すること。

(10) 訂正及び利用停止請求に係る個人情報の利用又は外部提供の一時停止の可否の検討及び一時停止をすることと決定した場合の当該個人情報の利用又は外部提供の一時停止に関すること。

(11) 個人情報の開示請求に対する決定に際し、必要に応じて行う開示請求者及び開示請求者以外のもの(以下「第三者」という。)の意見の聴取並びに決定結果の報告に関すること。

(12) 個人情報の開示に係る写しの交付及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(13) 個人情報の開示請求等に対する決定に係る審査請求の受付に関すること。

(14) 新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(15) 個人情報の開示請求等に対する決定に係る審査請求事案の審査会への諮問に関すること。

(16) 個人情報の開示請求等に対する決定に係る審査請求に対する決定及びその通知に関すること。

(17) 個人情報の取扱いに関する苦情の申出に係る受付及び処理に関すること。

(18) 事業者への調査、指導等に関すること。

(19) 運用状況の公表に関すること。

(20) 前各号に掲げるもののほか、保護制度の推進に関すること。

(個人情報取扱事務登録簿の作成)

第3条 条例第14条に規定する個人情報取扱事務登録簿の作成については、別に定める「個人情報取扱事務登録簿作成要領」により取り扱う。

第2章 開示請求

(受付・相談場所)

第4条 個人情報の開示に係る請求の受付及び相談は、組合窓口において行うものとする。

(相談及び案内)

第5条 開示請求の相談があったときは、当該請求に係る個人情報の所在が検索できる程度に請求の趣旨、内容等を聴取し、個人情報取扱事務登録簿等を確認の上、開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認する。

2 開示請求に係る個人情報が他の法令等により開示の手続きが別に定めるものである場合には、この条例の規定による対象とはならないので、その旨を来庁者に説明し、適切な方法を教示する。

3 開示請求で対応する場合は、必要に応じて関係職員が立ち会い、請求に係る個人情報の内容の確認及び当該個人情報が記録されているものの特定に努める。

(開示請求書の受理)

第6条 開示請求は、保有個人情報開示請求書(新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合個人情報保護条例施行規則(平成28年規則第7号。以下「規則」という。)様式第3号。以下「開示請求書」という。)を提出させることにより行い、電話又は口頭による請求は取り扱わない。ただし、請求書以外の文書で請求された場合であっても、必要事項の記載があれば請求書とみなす。

(本人等であることの確認)

第7条 請求者が本人又は代理人であることの確認は、規則第9条第1項各号に定めるものの提示又は添付をもって行うこととする。

(開示請求書の記載事項の確認)

第8条 開示請求書の記載事項に不備等がないかを次の点に留意しながら確認を行い、不十分な点があれば補正を求める。

(1) 「住所・氏名・電話番号」欄は、請求者が開示請求のあった個人情報の開示・非開示の決定通知書を送付する際に重要となるので、正確に記入されていること。

(2) 「開示請求をする保有個人情報の内容」欄は、開示請求をしようとする個人情報を検索し、特定できる程度に記載されていること。

(3) 「開示の実施方法」欄は、閲覧、写しの交付、視聴の区分がされていること。また、請求者が郵送による写しの送付を希望する場合は、その他の欄にその旨記載する。

(開示請求書を受け付けない場合)

第9条 次に掲げる場合は、開示請求書を受け付けないものとする。

(1) 請求することができないものからの請求の場合

(2) 請求された個人情報が請求の対象とならない場合

(3) 請求された個人情報を特定することができない場合

(4) 請求書の補正に応じない場合

(5) その他請求書を受け付けることができない相当な理由がある場合

(開示請求書の受理)

第10条 開示請求書の受付は、第8条により請求書の記載事項を確認し、受付印を押印して行う。

2 開示請求書を受理した場合、当該開示請求書の写しを請求者に交付するものとする。

(開示請求者への説明)

第11条 請求者には次の事項について説明を行うものとする。

(1) 請求があった日(受理した日)から起算して15日以内に当該請求に係る個人情報の開示をするかどうかの決定を行うこと。

(2) やむを得ない理由により決定を延期する場合には、遅滞なく請求者に通知すること。

(3) 開示・非開示の決定をしたときは、請求者に書面で通知すること。

(4) 開示又は部分開示をする旨の決定をした場合における開示の日時、場所等は、決定通知書で示すこと。

(5) 希望する開示の方法が「写しの交付」の場合は、写しの作成に要する費用の実費負担が必要であること。また、その他の欄に「郵送による写しの交付」の記載がある場合は、郵送による実費負担も必要であること。

第3章 開示・非開示の決定

(個人情報の検索・特定)

第12条 開示請求書を受理したときは、その内容を確認し、請求に係る個人情報を検索の上、対象となる個人情報を特定する。

(決定期間)

第13条 開示・非開示の決定は、開示請求書を受理した日から起算して15日以内に行うものであるが、可能な限り早期に決定するよう努める。

(開示・非開示の検討)

第14条 開示・非開示の決定に当たっては、条例第17条各号の該当の有無を慎重に検討する。

(構成市町との協議)

第15条 開示・非開示の決定に当たっては、必要に応じて当該個人情報に関係する構成市町と協議することができる。

(第三者情報に係る意見聴取)

第16条 開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合であって、当該個人情報が、開示しないことができる個人情報(条例第17条各号)に該当すること又は該当しないことが明らかであるとき等、開示の可否の判断が容易に行われる場合を除き当該第三者の意見聴取を行うこと。

2 意見聴取の方法は、第三者に対し、当該第三者に関する情報を記録したものの開示が請求されている旨を保有個人情報の開示決定等に係る意見照会書(規則様式第10号)により照会し、当該第三者からの保有個人情報の開示決定等に係る意見書(規則様式第11号)により開示についての回答を求める。この場合、回答はおおむね1週間以内に行うよう求めるものとする。なお、第三者の意見聴取を書面等により行い難い場合は、口頭による意見聴取を行ってもよいが、この場合、聴取事項を必ず記録するとともに記録の内容を応答者と相互確認の上、処理しなければならない。

3 前項により意見を聴取したものについて、条例第21条第1項の規定により開示する決定を行った場合は、速やかにその決定の内容を保有個人情報の開示決定等に係る通知書(規則様式第12号)により当該第三者に通知しなければならない。

(部分開示)

第17条 開示請求に係る個人情報の部分開示を行うかどうかは、当該個人情報の記録媒体の種類、性質、記録状況等から部分開示が容易であるかどうかのほか、部分開示しても請求者の開示請求の趣旨を損なわないものであるかどうかを検討して判断する。

(決定期間の延長)

第18条 やむを得ない理由により決定期間を延長する場合は、保有個人情報開示決定等期間延長通知書(規則様式第7号)により、速やかに請求者に通知する。この場合、延長期間は、可能な限り短い期間となるよう努める。

(開示請求の却下)

第19条 第9条各号に該当する開示請求書を受け付けた場合は、速やかに個人情報開示請求等却下処分通知書(様式第1号)を請求者に送付するものとする。

(開示・非開示の決定等の決裁)

第20条 開示・非開示の決定は、起案用紙を用いて行うものとし、その決裁については、原則として総務課長の専決とする。ただし、この区分は、原則的なものであり、重要又は異例に属する事項に関しては、上司の決裁を受けるものとする。なお、当該起案文書には、次の文書を添付すること。

(1) 開示請求書

(2) 保有個人情報開示決定通知書(規則様式第4号、以下「開示決定通知書」という。)、保有個人情報部分開示決定通知書(規則様式第5号、以下「部分開示決定通知書」という。)又は保有個人情報不開示決定通知書(規則様式第6号、以下「不開示決定通知書」という。)の案

(3) 開示の請求に係る個人情報が記録されたものの写し(添付する必要があるもの)

(4) 開示・非開示の決定期間の延長に係る起案文書

(5) 第三者の意見聴取に係る文書及び当該第三者から提出された回答、参考資料及び決定内容の通知書案

(6) その他開示・非開示の決定をするため必要とする書類

(開示・非開示の決定の通知)

第21条 開示・非開示の決定をしたときは、次により請求者に通知すること。

(1) 個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定 開示決定通知書又は部分開示決定通知書。この場合、開示の日時は、あらかじめ電話等により希望を聞く等、開示請求者の利便を考慮して決定すること。また、一部を開示する場合(部分開示の場合)は、開示できない理由を記載すること。

(2) 個人情報の開示をしない旨の決定 不開示決定通知書。この場合、開示できない理由を記載すること。

第4章 開示の実施

(日時及び場所)

第22条 個人情報の開示は、開示決定通知書又は部分開示決定通知書によりあらかじめ指定した日時、場所において行う。なお、開示請求者から事前に指定の日時に来庁できない旨の連絡があった場合又は指定の日時以後に連絡があった場合で合理的な理由があるときは、別の日時に個人情報の開示をすることができる。この場合は、改めて開示決定通知書又は部分開示決定通知書を送付することは要しない。

(開示の準備)

第23条 組合の職員は、指定の時刻までに、開示の請求に係る個人情報が記録されたもの等を準備しておく。

2 開示に際しては、原則として組合の職員が立ち会うこと。

(請求者であることの確認)

第24条 開示を実施する際の請求者であることの確認は、開示決定通知書又は部分開示決定通知書の提示を求めること。

(閲覧の実施方法)

第25条 文書、図画、写真及びフィルム等については、これらの原本又はその写しを閲覧に供することにより行うものとする。

2 磁気ディスク等、電磁記録媒体に記録されている個人情報については、印字装置により出力したものを閲覧に供するものとする。

3 その他の媒体に記録されるもの又はされたものについては、当該記録媒体の種類・性質に応じて、上記の方法に準じた方法により開示を行うものとする。

(写しの交付)

第26条 写しの交付部数は、原則として請求1件につき1部とする。

2 文書、図画、写真及びフィルム等については、原則として電子複写機により写しを作成する。

3 磁気ディスク等については、原則として印字装置により出力したものを電子複写機により写しを作成して、これを交付するものとする。

(部分開示の実施法御法)

第27条 部分開示の実施は、次の方法による。

(1) 非開示部分と開示部分とが別のページに記載されているとき

 取り外しのできないもの(例:用紙の表裏の場合、袋とじを行った場合等)

a 開示部分のみ電子複写機で複写する。

b 非開示部分が閲覧できないように措置を施す。

 非開示部分と開示部分とが同一ページに記載されているとき。

a 電子複写機等で複写し、その複写したものの非開示部分を切り抜きし、又はマジック等で塗りつぶしたものを再度、電子複写機等で複写する。

b 非開示部分を遮蔽物(カバーアップテープ等)で覆って電子複写機等で複写する。

 磁気ディスク等の場合は、当該磁気ディスク等に記録されている個人情報を印字装置により出力したもののうち、非開示部分を覆って作成した写しの閲覧又は写しの交付を行う。

 その他の媒体に記録されるもの又はされたものの場合

当該記録媒体の性質・種類に応じて、上記のからまでの方法に準じて部分開示を行うものとする。

(費用の徴収)

第28条 写しの作成に要する費用は、組合にて収納するものとする。

2 写しの作成に要する費用は、別に定める額とし、現金により徴収する。

3 写しの送付については、写しを作成する部分及び写しの作成に要する費用の確認を電話等により行った上で、写しの作成費用(切手不可)及び郵送に要する費用(切手可)の送付を求め、当該費用を受領してから、請求に係る個人情報の写しを請求者に送付するものとする。この場合において、写しを作成する部分の確認ができないときは、来庁を求めることもできるものとする。

第5章 訂正請求

(受付・相談場所)

第29条 個人情報の訂正に係る請求の受付及び相談は、組合窓口において行うものとする。

(相談及び案内)

第30条 訂正請求の相談があったときは、当該請求に係る個人情報の所在が検索できる程度に請求の趣旨、内容等を聴取し、個人情報取扱事務登録簿等を確認の上、訂正請求として対応すべきものであるかどうかを確認する。

2 訂正請求に係る個人情報が他の法令等により開示の手続きが別に定めるものである場合には、この条例は適用されないので、その旨来庁者に説明する等適切に対応する。

3 訂正請求で対応する場合は、必要に応じて関係職員が立会い、請求に係る個人情報の内容の確認及び当該個人情報が記録されているものの特定を行う。

(訂正請求の方法)

第31条 訂正請求は、「保有個人情報訂正請求書」(規則様式第16号。以下「訂正請求書」という。)を提出させることにより行い、電話又は口頭による請求は取り扱わない。ただし、請求書以外の文書で請求された場合であっても、必要事項の記載があれば請求書とみなす。

(本人等であることの確認)

第32条 請求者が本人又は代理人であることの確認は、第7条に定める開示請求の場合と同様の方法により行う。

(事実を証明する資料等の提出等)

第33条 請求者に訂正を求める内容が、事実に合致することを証明する資料の提出又は提示が必要である旨を説明し、当該資料等の提出又は提示を求める。

2 提示を求めた場合は、原則として請求者の了解を得た上で、その写しを取り、訂正請求書に添付する。

(訂正請求書の記載事項の確認)

第34条 訂正請求書の記載事項に不備等がないかを次の点に留意しながら確認を行い、不十分な点があれば補正を求める。

(1) 「住所・氏名・電話番号」欄は、請求者が訂正請求のあった個人情報の本人であるかどうかの確認に使用するだけでなく決定通知書の送付先ともなるので、正確に記入されていること。

(2) 「訂正請求する保有個人情報の内容」欄は、訂正請求をしようとする個人情報を検索し、特定できる程度に記載されていること。自己の個人情報のどの部分を、どのように訂正するのかが具体的に分かるように記載されていること。

(訂正請求書を受け付けない場合等)

第35条 次に掲げる場合は、訂正請求書を受け付けないものとする。

(1) 請求することができないものからの請求の場合

(2) 請求された個人情報が請求の対象とならない場合

(3) 請求された個人情報を特定することができない場合

(4) 請求書の補正に応じない場合

(5) その他請求書を受け付けることができない相当な理由がある場合

(訂正請求書の受理等)

第36条 訂正請求書の受付は、第34条により請求書の記載事項を確認し、受付印を押印して行う。

2 訂正請求書を受理した場合、当該訂正請求書の写しを請求者に交付するものとする。

(訂正請求者への説明)

第37条 請求者には次の事項について説明を行うものとする。

(1) 請求のあった日(受理した日)から起算して30日以内に当該請求に係る個人情報の訂正をするかどうかの決定をすること。

(2) やむを得ない理由により決定を延期する場合には、遅滞なく請求者に通知すること。

(3) 訂正・非訂正の決定を行ったときは、請求者に書面で通知すること。

第6章 訂正・非訂正の決定

(個人情報の検索・特定)

第38条 訂正請求を受理したときは、その内容を確認し、請求に係る個人情報を検索の上、対象となる個人情報を特定する。

(決定期間)

第39条 訂正・非訂正の決定は、訂正請求書を受理した日から起算して30日以内に行うものであるが、可能な限り早期に決定するよう努める。

(事実関係の調査)

第40条 訂正請求書及び「訂正を求める内容が事実と合致することを証明する書類」等並びに関係書類の確認や関係者への照会などの方法により、訂正請求に係る個人情報に事実の誤りがあるかどうかについて、速やかに調査を行う。

2 訂正請求者以外のものへの照会に当たっては、訂正請求者の権利利益の保護に十分配慮すること。

(一時停止の検討)

第41条 個人情報の訂正請求があった場合、訂正請求に対する決定までの間、当該個人情報の利用を一時停止するかどうか検討するものとする。ただし、一時停止によって公務の執行に著しい支障が生ずると認められるときは、この限りでない。

2 一時停止をしなかったときは、その事実を審査会に報告しなければならない。

(構成市町との協議)

第42条 訂正・非訂正の決定に当たっては、必要に応じて当該個人情報に関係する構成市町と協議することができる。

(決定期間の延長)

第43条 やむを得ない理由により決定期間を延長する場合は、「保有個人情報訂正決定等期間延長通知書」(規則様式第20号)により、速やかに請求者に通知する。この場合、延期期間は、可能な限り短い期間となるよう努める。

(訂正請求の却下)

第44条 第35条に該当する訂正請求書を受け付けた場合は、速やかに様式第1号を請求者に送付するものとする。

(訂正・非訂正の決定等の決裁)

第45条 訂正・非訂正の決定は、起案用紙を用いて行うものとし、その決裁については、原則として総務課長の専決とする。ただし、この区分は、原則的なものであり、重要又は異例に属する事項に関しては、上司の決裁を受けるものとする。

2 起案文書には、次の文書を添付すること。

(1) 訂正請求書

(2) 保有個人情報訂正決定通知書(規則様式第17号、以下「訂正決定通知書」という。)、保有個人情報部分訂正決定通知書(規則様式第18号、以下「部分訂正決定通知書」という。)又は保有個人情報非訂正決定通知書(規則様式第19号、以下「非訂正決定通知書」という。)の案

(3) 訂正の請求に係る個人情報が記録されたものの写し(添付する必要があるもの)

(4) 訂正・非訂正の決定期間の延長に係る起案文書

(5) その他訂正・非訂正の決定をするために必要とする書類

(訂正・非訂正の決定の通知)

第46条 訂正・非訂正の決定をしたときは、速やかに請求者に通知すること。

2 非訂正の通知を行う場合は、当該個人情報を訂正しない理由を記載すること。

(訂正の実施時期)

第47条 訂正することを決定したときは、原則として、訂正決定通知書又は部分訂正決定通知書を送付する前に請求のあった当該個人情報を訂正する。

(訂正の方法)

第48条 請求に係る個人情報を訂正する旨の決定をした場合は、速やかに当該個人情報の当該部分を訂正するとともに、訂正決定通知書又は部分訂正決定通知書を送付する。

2 訂正は、次の方法のほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類・性質に応じ、適切な方法により行う。

(1) 誤っていた個人情報を完全に消去した上で、事実に合致した情報を新たに記録する。

(2) 誤っていた個人情報が記録された部分を二本線で抹消し、余白に朱書き等で事実に合致した情報を記録する。

(3) 別紙により個人情報が誤っていた旨及び事実と合致した内容を記載し、その書類を添付する。

第7章 利用停止請求

(受付・相談場所)

第49条 個人情報の利用停止に係る請求の受付及び相談は、組合窓口において行うものとする。

(相談及び案内)

第50条 利用停止請求の相談があったときは、当該請求に係る個人情報の所在が検索できる程度に請求の趣旨、内容等を聴取し、個人情報取扱事務登録簿等を確認の上、利用停止請求として対応すべきものであるかどうかを確認する。

2 利用停止請求に係る個人情報が他の法令等により開示の手続きが別に定めるものである場合には、この条例は適用されないので、その旨来庁者に説明する等適切に対応する。

3 利用停止請求で対応する場合は、必要に応じて関係職員が立会い、請求に係る個人情報の内容の確認及び当該個人情報が記録されているものの特定を行う。

(利用停止請求の方法)

第51条 利用停止請求は、「保有個人情報利用停止請求書」(規則様式第22号。以下「利用停止請求書」という。)を提出させることにより行い、電話又は口頭による請求は取り扱わない。ただし、請求書以外の文書で請求された場合であっても、必要事項の記載があれば請求書とみなす。

(本人等であることの確認)

第52条 請求者が本人、代理人であることの確認は、第7条に定める開示請求の場合と同様の方法により行う。

(記載事項の確認)

第53条 利用停止請求書の記載事項に不備等がないかを次の点に留意しながら確認を行い、不十分な点があれば補正を求める。

(1) 「住所・氏名・電話番号」欄は、請求者が利用停止請求のあった個人情報の本人であるかどうかの確認に使用し決定通知書の送付先ともなるので、正確に記入されていること。

(2) 「利用停止請求する保有個人情報の内容」欄は、利用停止請求をしようとする個人情報を検索し、特定できる程度に記載されていること。自己の個人情報のどの部分を、どのように利用停止するのかが具体的に分かるように記載されていること。

(利用停止請求書を受け付けない場合等)

第54条 次に掲げる場合は、利用停止請求書を受け付けないものとする。

(1) 請求することができないものからの請求の場合

(2) 請求された個人情報が請求の対象とならない場合

(3) 請求された個人情報を特定することができない場合

(4) 請求書の補正に応じない場合

(5) その他請求書を受け付けることができない相当な理由がある場合

(利用停止請求書の受理等)

第55条 利用停止請求書の受付は、第53条により請求書の記載事項を確認し、受付印を押印して行う。

2 利用停止請求書を受理した場合、当該利用停止請求書の写しを請求者に交付するものとする。

(利用停止請求者への説明)

第56条 請求者には次の事項について説明を行うものとする。

(1) 請求のあった日(受理した日)から起算して30日以内に当該請求に係る個人情報の利用停止をするかどうかの決定をすること。

(2) やむを得ない理由により決定を延期する場合には、遅滞なく請求者に通知すること。

(3) 利用停止・非利用停止の決定をしたときは、請求者に書面で通知すること。

(個人情報の検索・特定)

第57条 利用停止請求を受理したときは、その内容を確認し、請求に係る個人情報を検索の上、対象となる個人情報を特定する。

(決定期間)

第58条 利用停止・非利用停止の決定は、利用停止請求書を受理した日から起算して30日以内に行うものであるが、可能な限り早期に決定するよう努める。

(事実関係の調査)

第59条 利用停止請求書に記載された理由及び内容等を参考とし、関係書類の確認や関係者への照会などの方法により、利用停止請求に係る個人情報について条例の規定によらないという事実があるかどうかについて、速やかに調査を行う。

2 利用停止請求者以外のものへの照会に当たっては、利用停止請求者の権利利益の保護に十分配慮すること。

(一時停止の検討)

第60条 利用停止請求に係る当該個人情報の目的外利用又は外部提供が、条例第11条の規定に反すると認められる相当の事由があると認めるときは、利用停止請求に対する決定までの間、当該個人情報の目的外利用又は外部提供を一時停止するかどうか検討するものとする。ただし、一時停止によって公務の執行に著しい支障が生ずると認められるときは、この限りでない。一時停止をしなかったときは、その事実を審査会に報告しなければならない。

2 利用停止請求に係る当該個人情報の保有又は取得が、条例第6条又は第7条の規定に反すると認められるときは、利用停止請求に対する決定までの間、当該個人情報の利用を一時停止するかどうか検討するものとする。ただし、一時停止によって公務の執行に著しい支障が生ずると認められるときは、この限りでない。一時停止をしなかったときは、その事実を審査会に報告しなければならない。

(構成市町との協議)

第61条 利用停止・非利用停止の決定に当たっては、必要に応じて当該個人情報に関係する構成市町と協議することができる。

(決定期間の延長)

第62条 やむを得ない理由により決定期間を延長する場合は、「保有個人情報利用停止決定等期間延長通知書」(規則様式第26号)により、速やかに請求者に通知する。この場合、延長期間は、可能な限り短い期間となるよう努める。

(利用停止請求の却下)

第63条 第54条に該当する利用停止請求書を受け付けた場合は、速やかに様式第1号を請求者に送付するものとする。

(利用停止・非利用停止の決定等の決裁)

第64条 利用停止・非利用停止の決定は、起案用紙を用いて行うものとし、その決裁については、原則として総務課長の専決とする。ただし、この区分は原則的なものであり、重要又は異例に属する事項に関しては、上司の決裁を受けるものとする。

2 起案文書には、次の文書を添付すること。

(1) 利用停止請求書

(2) 保有個人情報利用停止決定通知書(規則様式第23号、以下「利用停止決定通知書」という。)、保有個人情報部分利用停止決定通知書(規則様式第24号、以下「部分利用停止決定通知書」という。)又は保有個人情報非利用停止決定通知書(規則様式第25号、以下「非利用停止決定通知書」という。)の案

(3) 利用停止の請求に係る個人情報が記録されたものの写し(添付する必要があるもの)

(4) 利用停止・非利用停止の決定期間の延長に係る起案文書

(5) その他利用停止・非利用停止の決定をするために必要とする書類

(決定の通知)

第65条 利用停止・非利用停止の決定をしたときは、速やかに請求者に通知すること。

2 非利用停止の通知を行う場合は、当該個人情報の目的外利用を停止しない理由、外部提供を停止しない理由又は当該個人情報を消去しない理由を記載すること。

(利用停止の実施時期)

第66条 利用停止することを決定したときは、原則として、利用停止決定通知書又は部分利用停止決定通知書を送付する前に請求のあった当該個人情報の目的外利用又は外部提供を利用停止する。

(利用停止の方法)

第67条 請求に係る個人情報の目的外利用又は外部提供を利用停止する旨の決定をしたときは、速やかに当該個人情報の目的外利用又は外部提供を利用停止するとともに、利用停止決定通知書又は部分利用停止決定通知書を送付する。

2 利用停止は、次の方法のほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類・性質に応じ、適切な方法により行う。

(1) 利用停止請求に係る個人情報の目的外利用の利用停止

(2) 利用停止請求に係る個人情報の外部提供の利用停止

(消去の実施時期)

第68条 消去することを決定したときは、原則として、利用停止決定通知書又は部分利用停止決定通知書を送付する前に請求のあった当該個人情報を消去する。

(消去)

第69条 請求に係る個人情報を消去する旨の決定をした場合は、速やかに当該個人情報の当該部分を消去するとともに、利用停止決定通知書又は部分利用停止決定通知書を送付する。

2 消去は、次の方法のほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類・性質に応じ、適切な方法により行う。

(1) 消去すべき個人情報を完全に消去する。

(2) 消去すべき個人情報が記録された部分を黒塗りする。

(3) 消去すべき個人情報が記録された記録媒体を廃棄又は焼却する。

第8章 実施状況の記録

(記録)

第70条 開示請求等から当該開示請求等に対する決定までの過程を個人情報開示請求等処理票(様式第2号)に記入し、保存する。

第9章 審査請求

(審査請求書)

第71条 開示請求に係る決定、訂正請求に係る決定及び利用停止請求に係る決定に関し、行政不服審査法(平成26年法律第68号)による審査請求は、原則として個人情報保護決定審査請求書(様式第3号)の提出により行う。

(審査請求書の受理)

第72条 審査請求書の受付は、組合の職員が審査請求書の記載事項を確認し、受付印を押印して行う。

2 組合は、審査請求書を受け付けたときは、できるだけ速やかに審査請求書の審査をしなければならない。

(記載事項の審査)

第73条 審査請求書の送付を受けたときは、直ちに次の事項により当該審査請求書の記載事項等の審査を行う。

(1) 開示請求等の可否の決定に対する審査請求の場合

 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

 審査請求に係る処分

 審査請求に係る処分があったことを知った年月日

 審査請求の趣旨及び理由

 処分庁の教示の有無及び内容

 審査請求の年月日

 記名押印

 審査請求期間の確認

 審査請求の適格の有無

(2) 不作為に関する審査請求の場合

 審査請求の氏名及び年齢又は名称並びに住所

 当該不作為に係る処分その他の行為についての申請の内容及び年月日

 審査請求の年月日

 記名押印

 審査請求期間の確認

 審査請求の適格の有無

(審査請求書の補正)

第74条 前条の審査の結果、審査請求が不適法と認められる場合であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命ずる。

(審査請求の却下)

第75条 審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について実施機関の長の決裁を経て却下の決定を行い、個人情報保護審査請求却下通知書(様式第4号)を審査請求人に送付する。

(1) 審査請求が法定の期間(処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内)経過後にされたものであるとき。

(2) 審査請求人に審査請求適格が認められないとき。

(3) 審査請求の対象外の事項について申立てがあったとき。

(4) 補正の指示に応じなかったとき。

(5) 補正の指示に定める補正の期間を経過したとき。

(審査請求の認容)

第76条 審査請求がなされた決定について再度検討を行い、審査請求を認容し新たに決定を行うときは、実施機関の長の決裁を経て、個人情報保護異議申立認容通知書(様式第5号)と併せ、開示決定通知書、部分開示決定通知書、不開示決定通知書、訂正決定通知書、部分訂正決定通知書、非訂正決定通知書、利用停止決定通知書、部分利用停止決定通知書又は非利用停止決定通知書を審査請求人に送付する。

(通知書の送付)

第77条 前2条に規定する通知書の送付は、配達証明郵便により送付するものとする。

(審査会への諮問)

第78条 当該審査請求を却下する場合、及び当該審査請求に係る処分を取り消す場合を除き、速やかに諮問する。

2 審査会へ諮問するに当たっては、必要に応じて構成市町と協議することができる。

3 諮問は、次の事項に記載した個人情報保護審査諮問書(様式第6号)により行う。

(1) 審査請求に係る決定の対象となった個人情報の内容

(2) 決定をした具体的な内容

(3) その他必要な事項

4 諮問書には、次に掲げる書類を添付して行う。

(1) 審査請求の写し

(2) 当該開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書の写し

(3) 請求に対する決定通知書の写し

(4) 審査請求に係る経過説明書

(5) 当該審査請求の対象となった個人情報が記録されたものの写し

(6) その他必要な書類

(審査会における意見聴取)

第79条 組合の職員は、審査会から委員以外の者が出席し、意見若しくは説明を聴き、又は必要な調査を求められた場合は、これに応ずる。

(裁決)

第80条 審査会から答申があったときは、当該答申を尊重して、実施機関の長の決裁を経て、速やかに当該審査請求に対する裁決を行う。

2 審査請求に対し認容の決定を行ったときは、様式第5号と併せ、開示決定通知書、部分開示決定通知書、不開示決定通知書、訂正決定通知書、部分訂正決定通知書、非訂正決定通知書、利用停止決定通知書、部分利用停止決定通知書又は非利用停止決定通知書を審査請求人に送付する。

3 審査請求に対し棄却の決定を行ったときは、個人情報保護審査請求棄却通知書(様式第7号)を審査請求人に送付する。

4 第三者情報の記録されている個人情報に係る審査請求の決定においては、必要に応じて第16条に定める第三者情報に係る意見聴取を行った上で行うものとする。

(実施状況の把握)

第81条 審査請求から当該審査請求に対する決定までの過程を個人情報保護審査請求処理簿(様式第8号)に記入し、管理するものとする。

第10章 実施機関の保有する個人情報の取扱いに関する苦情の申出

(申出内容の確認)

第82条 実施機関の保有する個人情報の取扱いに関して苦情の申出があったときは、苦情の申出の趣旨や内容を十分聴取し、申出の内容が他の制度により対応すべきものであるときは、その旨を説明するなど適切に対応する。

(申出の方法等)

第83条 苦情の申出の方法は、書面、口頭その他の形式は問わない。また、申出者は、組合を構成する市町の住民及び住所を有しないが、組合に個人情報が保管されている者とする。

(苦情の申出の受付)

第84条 苦情の申出の受付の際は、苦情の申出の趣旨や内容を十分に聴取し、個人情報苦情相談処理票(様式第9号。以下「苦情相談処理票」という。)を作成する。また、この場合、必要に応じて、苦情相談者に資料の提出又は説明を求める。

(苦情申出の処理)

第85条 苦情の申出を受け付けたときは、関係書類の確認や関係者への事情聴取等の方法により、苦情の申出に係る個人情報の取扱いの事実関係を把握し、適切かつ迅速に処理する。

2 苦情の申出に対する是正措置を講じないときは、審査会の意見を聴いた上でその取扱いを検討する。

3 苦情の申出の処理は、原則として総務課長の専決とする。ただし、重要又は異例に属する事項に関しては、上司の決裁を受けるものとする。

4 苦情の申出の処理内容について、必要に応じ書面等により、苦情の申出者に対して回答する。

(苦情処理結果の報告)

第86条 苦情申出の処理内容を苦情相談処理票に記録し、管理するものとする。

第11章 事業者への調査、指導及び公表等

(調査、指導等)

第87条 事業者がその事業活動の実施に当たって、個人情報に係る個人の権利利益を侵害する行為を行うおそれがあるとき、又は行為を行っているときは、理事長の決裁を経て、調査、指導等を行うものとする。

(公表)

第88条 前条に該当する事業者に対しては、理事長の決裁を経て、審査会の意見を聴いた上で、その事実を公表するものとする。

2 公表の方法は、公告、新聞発表、広報紙への掲載等、適切な方法により行うものとする。

3 公表の内容は、違反者の住所(所在地)、氏名(名称)、違反事実の内容、理事長の協力要請又は勧告に対する当該事業者の対応等である。

第12章 運用状況の公表

第89条 条例第48条に規定する公表すべき事項は次のとおりとする。

(1) 開示、訂正及び利用停止の請求の状況

(2) 請求に対する決定の状況

(3) 苦情の申出の状況

(4) 審査請求の状況

(5) 前各号に掲げるもののほか、必要な事項

附 則

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

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新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合個人情報保護事務取扱規程

平成28年3月30日 新川地域介護保険組合訓令第5号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第5章 情報公開
沿革情報
平成28年3月30日 新川地域介護保険組合訓令第5号