○新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合文書規程
平成28年3月30日
新川地域介護保険組合訓令第3号
新川地域介護保険組合文書規程(平成11年新川地域介護保険組合訓令第2号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この訓令は、文書類の収受及び配布、文書の作成、施行及び保存その他の文書事務の処理に関する基本的な事項を定めることにより、文書事務を標準化し、適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。
(文書取扱の原則)
第2条 文書は、常に正確、迅速かつ丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、その処理が適正かつ効率的に行わなければならない。
2 特別の理由によりすみやかに処理できないものについては、あらかじめ上司の承認を受けなければならない。
3 文書は、必要に応じ、直ちに利用することができるよう的確に保管し、保存しなければならない。
(公文書の種類)
第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(3) 告示 行政処分又は重要な事実について、管内の全部又は一部に公示するもの
(4) 公告 軽易な事実について、管内の全部又は一部に公示するもの
(5) 訓令 所属機関又は所属職員に対して一般的又は個別的に指示命令するもの
(6) 指令 所属機関又は所属職員以外の者に対して指示命令するもの
(7) 一般文書 前各号に定めるもの以外のもの
2 前項の公文書のうち、条例、規則、告示、公告及び訓令は、新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合公告式条例(平成28年条例第2号)の規定により掲示する。
(公文書の記号及び番号)
第4条 公文書には、次の各号に定めるところにより、記号及び番号を付する。
(1) 条例、規則、告示及び訓令には、「新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合」を冠し、総務課においてその種類に従い、法規、告示、令達件名簿(様式第1号)の番号を付する。
(2) 一般文書には、記号として「新介ケ」の頭文字を冠し(機密に属するものにあっては、当該記号の次に「秘」の文字を加える。)文書収発簿(様式第2号)の番号を付する。ただし、表彰状、契約書その他記号及び番号を付する必要がないと認められる文書又は特に軽易な文書については、この限りでない。
(3) 同一文書に係る一般文書は、完結するまで同一番号を用いるものとする。この場合において、前年以前のものに係る一般文書には、暦年に相当する数字の次に、前号に規定する記号及び番号を付する。
(4) 番号は、暦年による。
(5) 指令には「新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合」を冠し、次に文書収発簿の番号を付する。
(公文書の記名)
第5条 公文書の記名は、次の各号に定めるところによる。
(1) 条例、規則、告示、公告、訓令及び指令には、理事長名を用いる。ただし、委任を受けている事項については、受任者名を用いる。
(2) 公告には、「組合名」を用いることができる。
(3) 一般文書には、事案の軽重又はあて先により理事長名、副理事長名、会計管理者名、事務局長名及び課長名を用いる。
(公文書の公印)
第6条 公文書(条例及び規則を除く。)には、記名して、公印及び契印を押さなければならない。ただし、辞令、賞状、契約書その他これらに類する文書にあっては契印、軽易な文書にあっては公印及び契印を省略することができる。
第3章 文書の収受及び配布
(普通文書の取扱い)
第7条 組合に到達した普通文書は、総務課において収受し、次の各号に定めるところにより取扱わなければならない。
(1) すべて開封し、返送を要するものを除き、文書収発簿に登載したのち、当該文書の余白に受付印(様式第3号)を押し、番号を記入のうえ、緊急重要な文書にあっては、理事長に閲覧して指示を受け、その他のものにあっては主務課長に配布すること。
(2) 回答を要しない文書については、番号を、特に軽易と認められる文書及び図書印刷物その他これらに類するものについては、前号の手続を省略することができる。
(3) 私人から提出された願書、投書その他調査上必要があると認められるものは、その封皮を添付すること。
(1) 小包郵便物、貨物による物品 物品収受簿(様式第4号)に登載すること。
(2) 特殊郵便物(書留、配達証明、内容証明、引受時刻証明、代金引換え及び特別送達)は開封して当該文書の余白に受付印を押し、特殊郵便物収受簿(様式第5号)に登載すること。
(3) 国庫金送金通知書、県支出金送金通知書その他これに類するもの及び現金並びに小切手内容を確認すること。
2 親展文書(親展電報を含む。以下同じ。)は、封をしたまま封皮(親展電報にあっては、封皮又は余白)に受付印を押し、あて名の者へ配布しなければならない。
(到着日時の記載)
第9条 不服申立て、訴願等に関する文書その他収受の日付が行為の効力又は権利に関係のある文書は、前2条の規定により処理するほか、郵便によるものは封皮を添え、本人の持参したものはその旨付記し、当該文書の余白に到着日時を記入のうえ、取扱者の認印を押さなければならない。
(直接収受文書)
第10条 総務課以外の課で収受した文書は、直ちに総務課に回付しなければならない。
(配布文書の受領)
第11条 文書の配布を受けた主務課長は、当該文書の処理方針を示して主務係長(主務係長が不在のときは、主務者)に交付しなければならない。
(収受文書の返付)
第12条 配布を受けた文書でその主務に属しないと認められるものは、直ちに総務課長に返付しなければならない。この場合において、主務が判別しがたいときは、総務課長が上司の決裁を受けて決定する。
(2以上の課に関係のある文書の取扱い)
第13条 2以上の課に関係のある文書は、総務課長が当該文書の処理にもっとも関係の深いと認める課に配布しなければならない。
(起案用紙)
第14条 起案は、起案用紙(様式第6号)を用いて行わなければならない。ただし、定例のもの又は軽易のものについては、文書の余白に処理案を朱記して、これに代えることができる。
(起案の要領)
第15条 起案は、次の各号に掲げる要領によらなければならない。
(1) 起案用紙には、職氏名等必要事項を記載し、認印を押して、定例又は軽易なものを除き、起案の理由を簡明に記載すること。
(2) 起案の参考となる書類、図面、関係法令の抜すい等を添付すること。
(3) 必要に応じて「取扱要領」欄に次の事項を朱記すること。
ア 申請、報告、回答等で期限のあるものについては、その処理期限
イ 秘、至急、親展等の施行上の取扱方法
(1) 定例的な照会、回答、通知及び報告
(2) 法令等に様式が定められているもの
(3) その他例文によるものが好ましいもの
(口頭処理等)
第17条 文書を用いない陳情、依頼、照会等をしようとする場合又は受けた場合は、口頭をもって処理することができる。この場合において、軽易なものを除き、事後において事務処理箋(様式第7号)により、関係職員及び上司に回議しなければならない。
(例規)
第18条 事務処理の基準となる通知等は、文書の欄外に「例規」と朱記しなければならない。
2 条例、規則、訓令及び事務処理の基準となる告示、例規等は、新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合例規集に登載する。
(回議)
第19条 主務者は、起案を終わったときは、その内容に応じて関係職員及び上司に回議して決裁を受けなければならない。
2 理事長が決裁を必要とする事案は、すべて事務局長に回議しなければならない。
3 事務局長が欠けたとき又は事故があったときは、前項の事案は、すべて総務課長を経由しなければならない。
(合議及び決裁)
第20条 合議及び決裁は、新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合処務規程(平成28年訓令第2号)により行う。
(決裁文書の処理)
第21条 起案者は、決裁後は、決裁文書に決裁年月日を記入のうえ、速やかに施行しなければならない。ただし、条例、規則、告示及び訓令の決裁文書は、総務課へ回付し、公布及び公表は総務課が行うものとする。
2 起案者は、決裁を受けた事業を廃止する必要が生じた場合は、当該事案の決裁文書の余白にその理由を朱記して関係者に回覧しなければならない。
(機密文書)
第22条 機秘を要するものは、起案者又は課長が携帯し、常にその取扱いに留意して処理しなければならない。
(浄書)
第23条 施行を要する文書は、主務課において浄書する。
(施行の日付)
第24条 文書の施行の日付は、原則として公印を押印し、又は署名する日付とする。
2 施行の日付を特に指定する必要がある文書については、起案者は、その日付を伺書に記入しなければならない。
(発送)
第25条 文書の発送は、総務課が行う。ただし、緊急を要する場合は、主務課において行うことができる。
(保管)
第26条 完結文書は、翌年度の末まで、各課ごとに整理し、保管するものとする。
2 前項の保管期間のうち、1年は保存年数に算入する。
(保存)
第27条 保管期間を終了した完結文書は、分類記号、開示区分及び保存年数ごとに整理し、保存しなければならない。
2 文書の保存年数は、永久、10年、5年及び1年とし、その文書の完結した年度の翌年度から起算する。
3 文書の保存年数の基準は、別表のとおりとし、保存年数は、各課長が決定する。
(文書の廃棄)
第28条 文書の廃棄は、各課の責任において行う。
2 文書の廃棄は、毎会計年度末に行う。
3 文書取扱責任者は、保存中の文書のうち、所定の期間を経過したものについては、速やかに廃棄しなければならない。
4 廃棄する文書で秘密に属するもの又は悪用するおそれがあると認めるものは、裁断又は焼却等適切な方法で処理しなければならない。
(委任)
第29条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
別表(第27条関係)
文書保存期間基準表
○は、標準的な保存期間を示す。
保存期間 項目 | 長期 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 | 備考 |
条例、規則その他例規の制定に関する文書 | ○ | |||||
議会に関する文書 | 重要なもの(議案、議決書など) | ○ | 軽易なもの | |||
組合の沿革、地域に関する文書 | ○ | |||||
行政組織の設定改廃に関する文書 | ○ | |||||
組合の長期的な計画の策定に関する文書 | ○ | |||||
事務事業の計画の樹立に関する文書 | 特に重要なもの | ○ | ||||
事務引継ぎに関する文書 | 特に重要なもの(理事長、副理事長など) | 重要なもの | ○ | 軽易なもの | ||
職員の任免、進退、賞罰に関する文書 | ○ | |||||
儀式等に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | |||
表彰、褒章に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | |||
予算に関する文書 | 特に重要なもの(予算書、予算説明書など) | 重要なもの | ○ | |||
予算執行、出納に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | |||
決算に関する文書 | 特に重要なもの(決算書、主要施策に関する報告書など) | 重要なもの | ○ | |||
財産、営造物、公債に関する文書 | 重要なもの | ○ | 不動産の取得等については永年 | |||
寄附又は贈与の受納に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの | ||
工事施工に関する文書(設計書、図面、契約書等) | 重要なもの(大規模な工事、公共施設等) | ○ | ||||
国・県に対する許認可、申請書等に関する文書 | 特に重要なもの | ○ | ||||
補助金等の交付申請に関する文書 | 重要なもの | ○ | ||||
監査及び検査に関する文書 | 重要なもの | ○ | 軽易なもの | |||
保険料の賦課徴収に関する文書 | 重要なもの | ○ | 軽易なもの | |||
公課に関する文書 | 重要なもの | ○ | 軽易なもの | |||
告示、公告等に関する文書 | 重要なもの | ○ | ||||
附属機関に関する文書 | 特に重要なもの(諮問、答申書等) | 重要なもの(議事録等) | ○ | |||
許可、認可、承認、取消などの行政処分に関する文書 | 特に重要なもの(法的に10年を超えるもの等) | 重要なもの(法的に5年を超えるもの等) | ○ (法的に3年を超えるもの等) | 軽易なもの(法的に1年を超えるもの等) | さらに軽易なもの(法的に1年以内のもの等) | |
契約、協定に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ (一般事務、業務委託、施設保守委託等) | 軽易なもの | ||
不服申立て、訴訟、和解等に関する文書 | ○ | |||||
陳情、請願、要望、上申、訴願に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | |||
調査、研究、統計に関する文書 | 重要なもの | ○ | ||||
各種原簿、台帳等 | 重要なもの | ○ | ||||
組合史の資料となる文書 | ○ | |||||
組合の発行する刊行物等 | ○ | 重要なもの | ○ | 軽易なもの | ||
組合関係団体に関する文書 | 重要なもの | ○ | ||||
文書の収受及び発送に関する文書 | 重要なもの | ○ | ||||
照会、回答に関する文書 | ○ | 軽易なもの | ||||
庁内通知に関する文書 | ○ | |||||
その他事務事業の執行に関する文書 | 10年を超える保存を要すると認められる特に重要な文書 | 主要事務事業に関する重要なもののうち、将来の例証となるものなどで、5年を超える保存を要すると認められる文書 | 主要事務事業に関する重要なもののうち、「10年保存」に該当しないもので、3年を超え5年以内の保存を要すると認められる文書 | 事務事業の補助的なもの及び軽易な文書で、1年を超え3年以内の保存を要すると認められる文書 | 事務事業の補助的なもの及び軽易な文書で、1年を超えて保存する必要がないと認められる文書 |
