○新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合情報公開事務取扱規程
平成28年3月30日
新川地域介護保険組合訓令第4号
新川地域介護保険組合情報公開事務取扱規程(平成19年新川地域介護保険組合訓令第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第2条)
第2章 請求の受付・相談(第3条―第13条)
第3章 公開・非公開の決定等(第14条―第20条)
第4章 公開の実施(第21条―第28条)
第5章 審査請求(第29条―第40条)
第6章 記録(第41条)
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めがあるもののほか、新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合情報公開条例(平成28年条例第9号。以下「条例」という。)に基づき、行政情報の公開に係る事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(分掌事務等)
第2条 組合は、行政情報の公開に係る事務の統一的かつ円滑な運営及びこの制度を利用する住民の利便を図るため、次の事務を行うものとする。
(1) 行政情報の公開に係る相談及び案内に関すること。
(2) 行政情報の公開に係る請求の受付に関すること。
(3) 行政情報の検索のための目録等の整備に関すること。
(4) 公開の請求に係る行政情報を公開する旨又は公開しない旨の決定(以下「公開・非公開決定」という。)及びその通知に関すること。
(5) 行政情報の公開に係る個人、法人、国等の組合以外のもの(以下「第三者」という。)との意見の聴取及び当該第三者に対する公開・非公開の結果の通知に関すること。
(6) 行政情報の公開に係る公開・非公開決定期間の延長及びその通知に関すること。
(7) 公開の実施(閲覧若しくは視聴又は写しの交付)に関すること。
(8) 行政情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(9) 行政情報の公開に係る審査請求の受付に関すること。
(10) 新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
(11) 審査会に対する諮問に関すること。
(12) 行政情報の公開に係る審査請求に対する裁決及び通知に関すること。
(13) 制度の運用状況の公表に関すること。
(14) 情報の提供に関すること。
第2章 情報公開に係る請求の受付・相談
(請求の受付及び相談場所)
第3条 行政情報の公開に係る請求の受付及び相談は、組合窓口において行うものとする。
(請求内容の把握)
第4条 組合の職員は、来庁者の意図を十分に確認し、求めている情報の内容をできる限り具体的に把握するとともに、請求内容が公開請求として対応すべきものであるかどうかを確認する。
2 請求内容が公開請求に当たらない場合においては、次の各号のいずれかに該当するかどうかを判断し、適切な対応に努めるものとする。
(1) 条例第14条の規定にもとづき、請求に係る行政情報が他の制度によって閲覧、視聴又は写しの交付の手続が定められている場合は、その旨を請求者に説明するものとする。
(2) 組合作成の刊行物、行政資料、調査報告書等で公表を目的として作成されたもの及び既に公表されているもので即日公開が可能なもの等については、情報の提供で対応するものとする。なお、この場合には条例による公開請求とはならないので、請求書の提出は不要である。
(行政情報の特定)
第5条 組合の職員は、請求内容が公開請求により対応すべきものであると確認された場合は、請求に係る情報を検索し、請求者に確認の上、その特定を行う。
(請求書の提出)
第6条 公開の請求は、原則として新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合情報公開条例施行規則(平成28年規則第6号。以下「規則」という。)に規定する行政情報公開請求書により行うものとする。
2 請求書は、原則として行政情報1件ごとに作成するよう指導する。ただし、同一人から複数の行政情報についての請求があった場合は、1枚の請求書に記載することとして差し支えない。
(記載事項の確認)
第7条 請求書の記載内容については、次の事項を確認するものとする。
(1) 「あて先」欄 公開請求に係る行政情報を管理している実施機関の名称が記入されていること。
(2) 「住所、氏名、電話番号」欄
ア 請求者の氏名の確認、決定通知等の送付先となる住所の確認及び連絡先の電話番号が記載されていること。
イ 押印の必要はない。
ウ 請求者が法人その他の団体である場合は、余白に担当者の氏名及び連絡先電話番号の記載を求めること。
(3) 「行政情報の件名又は内容」欄 請求された行政情報を特定するためのものであるため、個別の件名が記載されていることが望ましいが、受付時において特定することが困難である場合には、請求者が知りたいと思う情報の内容について、行政情報を特定することができる程度に具体的な記載を求めること。なお、請求書受付時に具体的な行政情報の件名を特定できない場合には、公開・非公開決定の通知書において該当する行政情報の件名を明示するものとする。
(4) 「公開を請求することができる者の区分」欄 公開を請求することができる者が、1から5までのいずれか、又は双方であることが明らかであるように○印が付けられていること。
(5) 「公開方法の区分」欄 公開の方法が、閲覧、視聴又は写しの交付のいずれか、又は双方であることが明らかであるように○印が付けられていること。また、写しの交付の郵送を希望する場合には、当該□欄にレ点が付してあること。なお、閲覧だけに○印を付けた場合でも、行政情報の閲覧時に希望すれば写しの交付も受けられるものとする。
(請求書の補正)
第8条 請求書の請求者記入欄に空欄、不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には、請求者に対して、その箇所を補筆又は訂正するよう求めること。ただし、補筆又は訂正するよう求めてもなお請求者がその不十分な部分を補正しない場合であっても、当該請求書を受け付けるものとする。
(電話又は口頭による請求)
第9条 条例第6条の規定は、請求時の書面提出を義務づけているため、電話又は口頭による請求は認めないものとし、請求書の提出を行うよう指導すること。
(郵送又はファクシミリによる請求)
第10条 来庁による受付と同様に受け付けるものとするが、請求書の記載内容に不十分な部分があるときは、請求者に電話等で連絡の上、不十分な部分を指示して補正するよう指導し、返送するものとする。ただし、その不十分な部分が軽微な場合は、請求者の了解を得た上で職員が補正するものとする。
(請求書の受付)
第11条 請求書の受付は、請求書の各欄に記載された事項を確認し、受付印を押印して行う。
3 次のような場合においても請求書を受け付けるものとする。
(1) 請求書の補正に応じない場合
(2) 請求の対象が条例第2条第2号に規定する行政情報以外のものである場合
(3) 請求に係る行政情報が特定できない場合
(4) 請求に係る行政情報が存在しない場合(もともと存在しないか又は廃棄済みである場合等)
(請求書受付後の説明)
第12条 組合の職員は、請求書を受付の後、請求者に対し当該請求書の写しを交付し、次の事項を記載した説明書を配布して説明を行う。
(1) 請求書を受け付けた日から起算して15日以内に当該請求に係る行政情報の公開、部分公開又は非公開の可否を決定し、書面により通知する。
(2) 請求に係る行政情報の中に第三者情報が含まれている場合その他やむを得ない理由があるときは、書面による通知により、前号の期間を延長する場合がある。
(3) 公開の決定(部分公開を含む。)をした場合における公開の日時及び場所等は、通知の書面において示す。
(4) 「写しの交付」を希望する場合には、写しの作成に要する費用の負担が必要であり、公開の実施時に現金で徴収する。また、郵送による行政情報の写しの交付を希望する場合は、郵便料金(切手でも可)及び返信用の封筒も併せて事前に納付する必要がある。
2 郵送(ファクシミリを含む。)された請求書を受け付けたときは、請求書の写しを交付する際に前項の説明書も同封する。
(請求書の保管)
第13条 請求書を受け付けたときは、行政情報公開請求等処理票(様式第1号)に必要事項を記入し、当該請求書の写しとともに保管する。
第3章 公開・非公開の決定等
(請求の却下)
第14条 総務課長は、公開に係る請求が次の各号のいずれかに該当すると判断したときは、当該請求の却下の決定を行う。
(1) 請求の対象が条例第2条第2号に規定する行政情報以外のものである場合
2 総務課長は、請求の却下の決定をしたときは、行政情報公開請求却下通知書(様式第2号)により請求者に通知する。
3 行政情報公開請求却下通知書の作成に当たっては、次の点に留意する。
ア 「行政情報の件名又は内容」欄
「行政情報公開請求書」中の「行政情報の件名又は内容」欄と一致すること。
イ 「却下の理由」欄
上記①のア又はイのいずれに該当するかを具体的に説明すること。
ウ 「備考」欄
a 上記①の理由がアの場合には、任意の情報提供などでできる限り対応する旨を記載すること。
b 上記①の理由がイの場合には、「他の制度との調整」(条例第14条)の規定による対応方法を記載すること。
(公開の可否の決定の検討)
第15条 公開・非公開の決定は、請求を受けた日から起算して15日以内にすることとなっているため、迅速に処理を行い、決定後は速やかに請求者に通知する。
2 非公開又は部分公開とする決定に当たっては、当該決定に対する審査請求がなされ、さらには訴訟の提起も予想されることから、特に慎重な検討を行い、非公開とする理由を明確にしておくものとする。
(構成市町との協議)
第16条 公開・非公開の決定に当たっては、必要に応じ、当該情報に関係する構成市町と協議することができる。
(第三者からの意見の聴取)
第17条 請求に係る行政情報の中に第三者情報が記録されている場合は、必要に応じて当該第三者から意見の聴取をおおむね次により行うものとする。
(1) 聴取事項 当該行政情報が公開されることによる第三者のプライバシーの侵害の有無、権利利益の侵害の有無、協力関係、信頼関係等への影響の有無に関する事項とする。
(3) 第三者への決定内容の通知 公開の可否の決定をしたときは、行政情報の公開に係る結果について様式第5号により当該第三者に通知する。
(公開の可否の決定期間の延長)
第18条 総務課長は、公開の可否の決定が請求を受けた日から起算して15日以内にできないと判断したときは、次により遅滞なく決定期間の延長を行う。
(1) 決定期間の延長は、請求を受けた日から起算して60日以内とする。ただし、この期間は、必要最小限にとどめるものとする。
(2) 公開の可否の決定期間の延長の決定は、総務課長の専決とする。
(3) 行政情報公開決定期間延長通知書(規則様式第4号)の送付は、請求を受けた日から起算して15日以内に公開の可否の決定ができないことが確実になった時点で直ちに行い、請求者に対し当該通知書を送付する。
(公開の可否の決定権者)
第19条 請求に係る行政情報の公開の可否の決定は、総務課長の専決事項とする。ただし、この決裁区分は、原則的なものであり、請求の内容が重要又は異例の場合等、総務課長が上司の判断を必要とすると認めるときは、上司の指示を受けるものとする。
(決定通知)
第20条 公開の可否の決定をしたときは、当該決定の区分に応じた決定通知書により速やかに請求者に通知する。
2 決定通知書の作成に当たっては、次の点に留意する。
(1) 行政情報公開決定通知書(規則様式第2号(その1)(全部公開用))
ア 「請求年月日」欄
組合において、請求書を受け付けた日とすること。
イ 「公開の日時及び場所」欄
a 「日時」は、通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日後の通常の執務時間内の日時を指定すること。この場合、請求者と事前に連絡を取り、都合のよい日時を指定するよう努めること。また、第三者の意見の聴取を経て行政情報を公開する場合の期日は、公開しなければならない公益上の緊急性がある場合及び第三者の権利利益を害しないことが明らかな場合等を除き、原則として、当該第三者に通知した日から第三者が救済の手続をするために要する相当な期間(2週間程度)が経過する日以後とすること。
b 「場所」は、原則として、組合窓口とするが、請求者の利便等を勘案して決定すること。なお、請求者が郵送による写しの交付を希望した場合は、この欄の記載は必要としない。
c 決定通知書を送付後に日時又は場所を変更する必要が生じた場合は、請求者と連絡を取り、了解を取った上で変更を行うこと。この場合、当該通知書の写しの備考欄に変更した日時等を記載するものとし、改めて決定通知書の送付は必要としない。
(2) 行政情報公開決定通知書(規則様式第2号(その2)(部分公開用))
ア 「請求年月日」欄及び「公開の日時及び場所」欄
行政情報公開決定通知書(全部公開用)に同じ。
イ 「公開をしない部分及び理由」欄
a 「1 公開をしない部分の概要」欄については、第三者の権利利益等守られるべき法益を考慮した上で、その部分にどのような情報が記録されているのかが分かるように、ある程度具体的に記載すること。
b 「2 新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合情報公開条例第7条第2項第 号に該当」欄については、該当する号を記入し、非公開とする理由をできるだけ具体的に記載すること。非公開事項が複数該当する場合は、各号ごとにその理由を記載すること。
ウ 「備考」欄
上記①のイのcの変更日時等のほか、非公開事由の消滅する期日があらかじめ明らかにできる場合は、その期日を記載すること。
(3) 行政情報非公開決定通知書(規則様式第3号)
ア 「請求年月日」欄
行政情報公開決定通知書(全部公開用)に同じ。
イ 「公開することができない理由」欄
1から3までの番号に○印を付け、理由を明記すること。なお、理由がこの欄に記載しきれない場合には、別紙によることも差し支えない。
a 「1 新川地域介護保険・ケーブルテレビ事業組合情報公開条例第7条第2項各号に該当」の場合
該当する号を記入し、非公開とする理由をできるだけ具体的に記載すること。非公開事項が複数該当する場合は、各号ごとにその理由を記載すること。
b 「2 存否不回答による請求拒否」の場合
当該請求に対し、行政情報が存在しているかいないかを回答することが、非公開情報を公開したときと同様に保護すべき利益を害することとなる理由を記載すること。
c 「3 行政情報不存在」の場合
不存在の態様が客観的に存在しない本来的不存在なのか、又は保存期間経過後に廃棄されたことによる不存在なのか等の理由を記載すること。なお、不存在についても決定処分の一態様として取り扱われることから、審査請求又は訴訟の対象となり得るため注意を要すること。
ウ 「備考」欄
非公開事由の消滅する期日があらかじめ明らかにできる場合は、その期日を記載すること。
第4章 公開の実施
(閲覧等の日時及び場所等)
第21条 請求に係る行政情報の公開は、行政情報公開決定通知書により指定した日時及び場所(原則として組合窓口)において行う。なお、請求者が指定の日時に都合が悪い場合は、請求者と連絡の上、別の日時を指定するものとする。この場合、決定通知書の備考欄に変更した事項を記載するものとし、改めて決定通知書の発送は要しない。
(請求者の確認)
第22条 公開を受けるために請求者が来庁したときは、組合窓口において請求者に対し、公開決定通知書の提示を求め、請求者又は代理人であるかを確認(請求者が公開決定通知書等を持参しなかったときは、請求者本人であることの確認が可能なものの提示を求めること。)する。
(対象行政情報の確認)
第23条 組合の職員は、請求に係る行政情報と公開請求書及び公開決定通知書に記載された行政情報とが一致することの確認を請求者に求める。
(情報公開に際する説明)
第24条 組合の職員は、行政情報の公開に際し、請求者に次の事項を説明する。
(1) 行政情報の閲覧に当たっては、当該行政情報を改ざんし、汚損し、又は破損してはならないこと。
(2) 上記1に違反したとき、又は違反するおそれがあると認められるときは、その閲覧を中止させ、又は禁止することができること。
(3) 行政情報の写しを交付する場合、当該行政情報の写しの作成に要する費用は、請求者の負担となること。なお、請求時は、閲覧のみの請求であっても、写しの交付を希望する場合は、その求めに応じられること。(一般には、閲覧を決定した行政情報について、その写しを交付することは、何ら支障はないと考えられるが、著作権法(昭和45年法律第48号)により複製が禁じられているものもあるため、公開等の決定の際に併せて検討しておくものとする。)
(行政情報の公開)
第25条 組合の職員は、対象行政情報の確認及び請求者への説明の後、請求者に対し、直ちに当該行政情報を公開するとともに求めに応じて必要な説明を行う。
(行政情報の閲覧)
第26条 行政情報の閲覧は、原則として、原本を閲覧に供することにより行うが、次のような場合には、条例第13条第3項の規定により、あらかじめ原本を複写したものにより行う。
(1) 公開することにより、当該行政情報が汚損され、又は破損されるおそれがあるとき。
(2) 日常の業務において頻繁に使用する行政情報で、公開することにより業務に支障が生じると認めるとき。
(3) 部分公開を行う場合で、公開しない部分を除いて公開することが原本により難いとき。
(4) 磁気情報等を公開するとき。(印字装置等により紙面に出力したもので公開する。)
(部分公開の場合の閲覧)
第27条 部分公開の場合の閲覧は、次に掲げる各号のとおりとする。
(1) 非公開部分と公開部分とが別のページに記載されている場合
ア 取り外しのできるものは、非公開部分を取り外したもの
イ 取り外しのできないものは、非公開部分に覆いを被せたもの、又は公開部分のみを電子複写機で複写したもの
(2) 非公開部分と公開部分とが同一ページに記載されている場合
ア 当該行政情報全部を電子複写機で複写し、非公開部分をマジックインキ等で黒く塗りつぶし、再度複写したもの
イ 非公開部分を遮へい物で覆って、電子複写機で複写したもの
(写しの交付)
第28条 写しの交付は、原則として、組合の職員があらかじめ電子複写機により当該行政情報の写しを作成し、請求者に直接又は郵送により交付する。ただし、必要とする写しの箇所が事前に特定できない場合は、公開の当日に写しを作成し、交付する。なお、写しの作成に当たっては、次の点に留意すること。
(1) 請求者の希望する写しの箇所について十分確認すること。
(2) 写しを希望する請求書が郵送されてきた場合は、あらかじめ請求者に対し電話等で連絡を取り、写しの希望箇所を特定するものとするが、特定できない場合には来庁を求めるなど適切な対応に努めること。
(3) 写しの交付部数は、原則として、請求1件につき1部とすること。
(写しの作成等に要する費用の徴収)
第29条 写しの作成及び郵送に要する費用は、別に定める額とし、現金により徴収する。ただし、郵送に係る費用は、切手でも可とする。
2 徴収は、原則として、写しを交付する前に行い、当該写しの交付後に領収書を交付する。特に、写しの交付を郵送により希望している場合は、あらかじめ請求者に対し、かかる費用について電話等により通知し、当該費用を前納させる。この場合には、写しの送付時に併せて領収書を請求者に送付する。
第5章 審査請求
(受付場所)
第30条 行政情報の公開の請求に対する決定について、審査請求があった場合の受付場所は、組合窓口とする。
(提出)
第31条 審査請求は、原則として行政情報公開・非公開決定審査請求書(様式第6号)の提出により行う。
(記載事項の審査)
第32条 審査請求が提出されたときは、当該審査請求に次に掲げる事項が記載されているか等の審査を行う。なお、審査請求人が法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所が記載されていること。
(1) 記載事項の審査
ア 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所
イ 審査請求に係る処分
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分庁の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
キ 審査請求人の押印
(2) 審査請求期間及び審査請求適格の有無の審査
ア 審査請求期間内(処分があったことを知った日から起算して3箇月以内)の審査請求かどうか。
イ 審査請求適格の有無(処分によって直接に自己の権利利益を侵害された者かどうか。)
(審査請求書の受付及び送付)
第34条 審査請求書の受付は、当該審査請求書に受付印を押印し、行政情報公開審査請求処理簿(様式第8号)に必要事項を記入するとともに、審査請求書の写しを2部作成し、1部は審査請求人に渡し、もう1部を組合で保管する。また、審査請求書が郵送された場合にも、上記の手順により同様の処理を行う。
(1) 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合
(2) 補正命令に応じなかった場合
(3) 補正命令に定める補正の期間を経過した場合
(審査請求の認容)
第36条 審査請求がなされた非公開決定について再検討を行い、その結果非公開決定を取り消して公開の決定をするときは、実施機関の長の決裁を経て、行政情報公開・非公開決定審査請求認容通知書(様式第10号)と併せて行政情報公開決定通知書を審査請求人に送付する。
第37条 前2条の送付は、配達証明付き郵便によるものとする。
(審査会への諮問)
第38条 当該審査請求を却下する場合又は認容する場合を除き、速やかに次の書類を添付した起案により実施機関の長の決裁を経て審査会に諮問する。
(1) 行政情報公開審査諮問書(様式第11号)
(2) 行政情報公開請求書の写し
(3) 行政情報公開請求に対する決定通知書の写し
(4) 審査請求書及び添付書類の写し
(5) その他必要な書類(当該審査請求の対象となった公文書の写し等)
(裁決書の作成)
第39条 審査会から諮問に対する答申を受けたときは、速やかに決定書案を作成し、実施機関の長の決裁を経て、当該審査請求に対する裁決を行う。
(裁決通知)
第40条 審査請求に対する裁決が行われたときは、次に応じた通知書により審査請求人に通知する。なお、審査請求人への当該通知書の送付は、配達証明付き郵便とする。
(1) 審査請求を認容して行政情報の全部又は一部を公開する場合
「行政情報公開・非公開決定審査請求認容通知書」及び「行政情報公開決定通知書」
(2) 審査請求を棄却する場合
行政情報公開・非公開決定審査請求棄却通知書(様式第12号)
(決定内容の変更通知)
第41条 第三者情報の記録されている行政情報の非公開決定を、審査請求を受けて変更する決定を行った場合は、その旨を第三者に通知する。
第6章 記録
(運用状況の記録)
第42条 行政情報を公開したとき又は非公開決定通知書を請求者に送付したときは、行政情報公開請求等処理票に必要事項を記入する。
附則
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
